Cum ne influenţează spaţiul de lucru viaţa

Timp de decenii, s-a crezut că stilul „clasic” de amenajare a clădirilor de birouri – încăperi cu câţiva oameni – este depăşit şi neproductiv. Noul ideal – introdus în anii 1950 – era un spaţiu mare, deschis, în care să încapă câteva zeci de mese de lucru, în care comunicarea şi circulaţia să se desfăşoare mai uşor, abolindu-se barierele -materiale şi simbolice, totodată – reprezentate de pereţi şi uşi.

Dar… uite-aşa se întoarce roata istoriei, în cazul de faţă a istoriei conceptelor de amenajare a spaţiilor de lucru: cercetări mai noi au dezvăluit faptul că lucrul în asemenea spaţii tip „hală” nu are nici pe departe efectele pozitive care i se atribuiau, ci dimpotrivă.

Ideea care a stat la baza conceptului de spaţiu deschis era aceea că oamenii pot astfel să se mişte şi să interacţioneze mai liber, ceea ce ar stimula gândirea creativă şi ar conduce la o rezolvare mai rapidă a problemelor apărute.

De sunat, sună bine, dar, ca de obicei, în practică lucrurile nu sunt atât de simple.

Unele studii au arătat că un asemenea aranjament poate creşte productivitatea pe termen scurt, mai ales atunci când totţi cei din spaţiul respectiv lucrează la acelaşi proiect (exemplu clasic: un proiect amplu de software). Dar, în acelaşi timp, sunt sacrificate nevoia de intimitate, precum şi siguranţa informaţiilor. Iar în ceea ce priveşte performanţele angajaţilor, pe termen lung lucrurile nu arată bine.

Deşi nu se poate nega faptul că se comunică oarecum mai liber şi oamenii ajung să se cunoască un pic mai bine unii pe ceilalţi – măcar din vedere – munca într-un spaţiu vast, necompartimentat, are totuşi dezavantaje mari, aşa cum explică neurologul britanic dr. Jack Lewis.

„Când tocmai te-ai apucat de o treabă şi un telefon se porneşte să sune în celălalat capăt al încăperii, asta îţi afectează concentrarea. Creierul reacţionează la aceşti factori de distragere a atenţiei, chiar dacă nu suntem mereu conştienţi de acest lucru.”

Au intervenit şi alţi oameni de ştiinţă care au afirmat, pe baza unor studii ştiinţifice, că munca într-un spaţiu mare, deschis, afectează serios sănătatea angajaţilor.
O echipă de cercetători australieni de la Universitatea de Tehnologie Queensland a constatat că agitaţia necontenită şi zgomotul dintr-un astfel de mediu de lucru măresc semnficativ incidenţa hipertensiunii arteriale, duc la stres, epuizare şi la creşterea numărului de cazuri de gripă. Nu e de mirare, din moment ce avem cu toţii de-a face cu virusul gripal, dar gravitatea îmbolnăvirii ţine de reacţia sistemului imunitar la contactul cu virusul, iar buna funcţionare a sistemului imunitar e afectată de stresul de toate felurile.

Aceste studii sunt recente, dar efectul negativ al spaţiilor largi asupra puterii de concentrare a fost remarcat mai de mult şi s-a căutat o soluţie care să împace şi capra, şi varza: cum dăm oamenilor o oarecare senzaţie de intimitate, fără a recurge la barierele compacte ale zidurilor?

Una dintre soluţii a fost compartimentarea parţială prin pereţi scunzi, mobili, rezultând celebrele cubicles – mici spaţii individuale, delimitate de panouri subţiri, peste care poţi vedea dacă te ridici în picioare. Aceste spaţii dau ocupantului o oarecare impresie de intimitate şi pot fi personalizate de fiecare după gustul propriu, la adăpostul oferit de fragilii pereţi. Nivelul zgomotului scade într-o mică măsură, prin faptul că oamenii sunt mai puţin tentaţi să discute cu colegii pe care nu-i mai zăresc, dar rămâne, totuşi, ridicat. O problemă este şi faptul că, într-un astfel de cubicle, ocupantul stă inevitabil cu spatele la cineva sau cu spatele la intrare, ceea ce îi dă o senzaţie de disconfort, nu întotdeauna conştientizată, dar care, pe termen lung, afectează insidios sănătatea psihică şi chiar pe cea fizică.

Fenomenul ţine de mecanisme psihice străvechi, de nevoia de siguranţă care ne face să ne poziţionăm astfel încât să putem vedea cât mai repede cine intră, ca să-i putem evalua intenţiile. Aţi observat că, la restaurant, ne aşezăm, de preferinţă, cu spatele spre un perete solid şi astfel încât să vedem intrarea? Iar acasă, aşezăm canapeaua din camera de zi cu faţa spre uşă? Pe vremea când omul trăia în peşteri şi colibe, siguranţa era precară şi conta foarte mult să vezi „din prima” cine intră în adăpost – un animal prădător, un om prieten, un om duşman? Şi, astfel, evoluţia ne-a învăţat că pentru şansele noastre de supravieţuire, e mai bine dacă stăm aşezaţi cu spatele la un perete solid, prin care nu poate pătrunde nimeni.

Un cubicle cu pereţi de carton sau placaj nu prea e liniştitor din acest punct de vedere şi, chiar dacă fiinţele cu care avem de-a face sunt colegii pe care-i cunoaştem şi de care nu ne temem, instinctul ne avertizează că pereţii aceia nu-s de încredere.
Cei care au studiat comportamentul oamenilor care lucrează în birouri astfel amenajate au observat că aceştia încearcă mereu să-şi poziţioneze mesele de lucru şi scaunele astfel încât să îi vadă pe cei care intră; uneori, la mare nevoie, recurg chiar la oglinzi plasate astfel încât să reflecte intrarea în „cubuleţ”.

Un birou cu poze şi suveniruri

Un alt aspect corporatist modern, iniţial crezut benefic, dar care s-a dovedit taman pe dos, este caracterul neutru, impersonal, al decorului. Oricât de frustrant ar fi şi de tiranic ar părea, există în lume companii care nu permit angajaţiilor să-şi decoreze birourile cu nimic adus de-acasă, obligându-i să se mărginească să expună pe mesele de lucru doar „uneltele muncii” şi cel mult accesorii de birou furnizate de companie.

Dar acest mediu steril afectează negativ productivitatea angajaţilor, susţine psihologul britanic Craig Knight, de la Universitatea Exeter.

„Companiile preferă să le ofere angajaţilor un spaţiu de lucru simplificat, uniform şi fără elemente care distrag atenţia.
Totuşi, în experimentele pe care le-am realizat, am constatat că angajaţii au performanţe mai bune în spaţiile în care decorul a fost îmbogăţit cu fotografii şi plante.
Dacă li se permite salariaţilor să-şi personalizeze spaţiul de lucru cu obiecte proprii, starea de spirit se îmbunătăţeşte cu 32%, iar productivitatea cu 15%. Acesta din cauză că oamenii se regăsesc în acest mediu, se simt mai confortabil şi se concentrează mai bine.”

Chiar şi aşa, munca de birou, în condiţiile întâlnite în multe dintre clădirile moderne de birouri, pune la grea încercare sănătatea şi buna-dispoziţie a oamenilor.

În anul 2010, o echipă de cercetători de la Colegiul Universitar din Londra a efectuat un studiu (cu ajutorul unor chestionare) asupra a 20.000 salariaţi din Marea Britanie, în scopul de a afla cât de mulţumiţi se simt de mediul în care lucrează.

Rezultatele n-au fost deloc încurajatoare:

• 56% dintre participanţi s-au plâns de lipsa de intimitate
• 55% – de temperatura neplăcută din birou
• 60% – de lipsa unor spaţii liniştite
• o treime erau preocupaţi de lipsa luminii naturale şi de nivelul de zgomot
• mulţi dintre ei s-au exprimat foarte dur la adresa condiţiilor de lucru, afirmând că stau foarte înghesuiţi şi se simt „ca găinile crescute în baterii”, o stare de spirit deloc plăcută şi care, spun specialiştii, poate duce la manifestări paranoide.

Problema rămâne deschisă: cum ar putea fi organizate spaţiile de lucru în mod optim, ca să fim şi productivi, să ne simţim şi bine, să comunicăm eficient, să nu ne îmbolnăvim prea des etc., etc.? Numeroasele soluţii propuse arată că încă n-a fost găsită o metodă ideală. Practic, se face un compromis între nevoile oamenilor şi constrângerile impuse de spaţiu şi dotări.

Ca să nu rămânem doar cu văitatul (în timp ce visăm cu ochii deschişi la un birou precum cel din poza de mai jos), să adunăm câteva concluzii desprinse din studiile ştiinţifice asupra acestui aspect al vieţii profesionale:

• Personalizarea spaţiului de lucru creşte productivitatea
• Plantele verzi sunt benefice, şi nu numai psihologic: în cazul unora dintre ele, s-a dovedit că reduc nivelul poluanţilor din aer, lucru foarte util mai cu seamă când avem de-a face cu un spaţiu afectat de sindromul clădirii bolnave.
• Lumina naturală şi reducerea nivelul de zgomot ameliorează starea de spirit şi sănătatea tuturor
• Gruparea pe echipe de lucru, cu izolarea parţială, vizuală şi fonică, a fiecărui grup, e o soluţie acceptabilă a unei probleme care, oricum, e prea complexă pentru a fi vreodată rezolvată perfect.